Lansweeper is ‘Ready2Scale’
Project
Integratie van het applicatielandschap via Workato
Return
De mogelijkheid om sterk te groeien
Looptijd van project
Constante ondersteuning
De ambities zijn duidelijk bij het Gentse Lansweeper: sterk groeien naar drie keer de huidige omzet. Het bedrijf, dat software verkoopt voor IT asset management, zag daarvoor heil in het evolueren naar één geïntegreerd IT-landschap. Om hen te helpen deden ze beroep op IntoData en de automatiseringssoftware van Workato. Het resultaat is gestroomlijnde processen, snellere doorlooptijden voor onder meer quote-to-cash, flexibiliteit, efficiëntie en op termijn ook een kostendaling.
Ambitieuze groeiplannen
Bij Lansweeper kijken ze steeds vooruit. Die visie en ambitie zetten ze neer in hun Ready2Scale-plan waarin ze de omzet een stevige duw willen geven. Om dit te realiseren, moesten heel wat processen vlotter verlopen en was het noodzakelijk dat verschillende softwarepakketten beter met elkaar zouden praten, vertelt Jan Aerts, Enterprise Architect bij Lansweeper: “We moesten evolueren naar één geïntegreerd IT-landschap voor onze interne applicaties. Een stuk ‘technical debt’ moesten we ook wegwerken door bestaande integraties een update te geven. Tot slot hadden we ook nog heel wat nieuwe integraties nodig om alles vlot van de ene tool naar de andere te laten stromen.”
“Voor bestaande integraties deden we reeds beroep op Workato. Dat is een krachtige tool, dus we wilden die het liefst verder inzetten en uitbreiden doorheen het bedrijf.”
Jan Aerts, Enterprise IT Architect bij Lansweeper
Interne efficiëntie omhoog
Een stuk van de technical debt is ondertussen weggewerkt en ook de basis voor nieuwe processen is gelegd. Dat zorgt intern voor vlottere workflows, aldus Jan Aerts: “In onze ERP-tool definieerden we bijvoorbeeld nieuwe triggers die automatisch andere softwaretools in gang zetten. Het zorgt vaak voor minder manueel werk, wat de efficiëntie uiteraard ten goede komt. Eigenlijk zitten we nog maar aan de vooravond van onze winsten, want er is nog wel wat werk voor de boeg. De return gaat er zeker komen, daarvan ben ik heilig overtuigd.”
Vlotte processen voor klanten
De integratiewerken die Lansweeper samen met IntoData deed, zullen ook hun klanten ten goede komen, aldus Aerts: “We streven naar frictionless processen voor onze klanten. Snelheid en gemak staan voorop. Dat kan enkel als we intern snel aan de nodige informatie geraken en als er een groot deel van onze handelingen geautomatiseerd is. Die twee doelstellingen kunnen we nu halen dankzij het verbeterde integratie-landschap. Het eerder genoemde quote-to-cash-proces is zo een van die zaken die klantgericht zijn en in de toekomst vlotter zullen verlopen.”
Flexibiliteit
De huidige processen verbeteren, is uiteraard cruciaal, maar wat met de toekomst? Ook daar heeft Lansweeper aan gedacht. “We hebben nu een goede basis om naargelang de nood nieuwe triggers of software in een oogwenk te integreren. Met IntoData hebben we een partner te pakken die voor ons de ontwikkelingen binnen Workato blijft opvolgen. Welk functies en verbeteringen zijn nuttig voor ons? Welke randzaken zoals databases moeten bijgewerkt worden om alles vlot te laten draaien? Door hun werk kunnen we direct schakelen om toekomstige vragen te beantwoorden”, vertelt Jan Aerts.
“De noden van een lopend automatiseringsproject durven al eens te wijzigen. In IntoData vonden we een partner die zich daarin flexibel opstelt. Hun mensen hebben een brede basiskennis en schuiven daarom probleemloos door naar delen van het project waar extra capaciteit nodig is.”
Jan Aerts, Enterprise IT Architect bij Lansweeper
Heldere communicatie
Lansweeper is niet alleen tevreden over het geleverde werk van IntoData, ook de samenwerking met het team verdient lof. “De noden in zo’n project durven al eens wijzigen”, gaat Jan Aerts verder. “In IntoData vonden we een partner die zich daarin flexibel kan opstellen. Hun mensen hebben een brede basis en schuiven probleemloos door naar die delen van het project waar extra capaciteit nodig is. Daarnaast is er bij IntoData heel wat expertise aanwezig die het werk steeds een niveau hoger brengt.”
“Bovendien wordt er ook steeds helder gecommuniceerd. Dat is de kers op de taart. Iedereen is steeds aangenaam en vlot in de omgang en er worden steeds duidelijke afspraken gesteld. Dat alles zorgt ervoor dat we veel vertrouwen hebben in de samenwerking, wat essentieel is om een taak zoals deze samen tot een goed einde te brengen.”
Op naar meer integraties
In het kader van hun Ready2Scale-project zal er bij Lansweeper nog heel wat veranderen. Aerts: “Er liggen nog integratieprojecten op de plank. Zo willen we werken aan een learning platform en is er een plan om ook onze HR beter te integreren. Er zijn nog wel wat stappen te zetten om tot een geïntegreerd applicatielandschap te komen. Daarvoor hebben we ondersteuning nodig en die zullen we ook in de toekomst zoeken bij IntoData en Workato. Voorlopig kijken we alvast tevreden en met trots terug op wat we gepresteerd hebben. De funderingen die nodig zijn om onze ambities op te bouwen zijn gelegd. Nu is het een kwestie van te timmeren aan onze groei met onze blik op de toekomst.”
Lessons learned
Communicatie is de sleutel
“Het belang van luisteren naar elkaar kan niet overschat worden”, verteld Jan Aerts. “Niet alleen de communicatie met externe partijen is cruciaal, ook intern is dat essentieel. Verschillende partijen hebben verschillende expertise en die moet steeds gedeeld worden.”